Disponer de datos, tener gran cantidad de “históricos”, tener “mucha información” es posiblemente uno de los errores más frecuentes que se producen en muchas empresas y organizaciones, y un concepto caducado.

Tener la información precisa en el momento adecuado, es el concepto y objetivo requerido en el mercado actual, el antiguo concepto de herramientas EIS hoy en día substituidas por BI y EBIS (que más adelante describimos) son las herramientas que le permiten conseguir el objetivo enunciado.

El objetivo de este artículo es que Vd. pueda entender de forma fácil el concepto general conocido como Inteligencia de Negocio, para que pueda aplicarlo a sus necesidades concretas de su actividad empresarial.

Breve historia

Históricamente, Business Intelligence se ha desarrollado en dos niveles: entre ejecutivos que precisan obtener información estratégica y entre los responsables de áreas de negocios que son responsables del análisis táctico.

Desde principios de los 90’s, las aplicaciones de BI han evolucionado drásticamente en varias direcciones, debido al crecimiento exponencial de la información. Desde reports operacionales, modelación estadística de marketing, ambientes OLAP multidimensionales para analistas así como dashboards y scorecards para ejecutivos. Las compañías empiezan a demandar mas formas de analizar y realizar reportes de datos.

La planificación de recursos (ERP) y la gestión de relaciones con el cliente (CRM), dan como resultado una enorme cantidad de datos dentro de las organizaciones, éstas quieren ahora reforzar las inversiones realizadas y usar la información para ayudarles a tomar mejores decisiones con organización y tener una mayor comprensión de sus negocios.  El corazón de Business Intelligence es la habilidad de una organización para acceder y analizar la información, y explotar su ventaja competitiva.

En un tiempo, las organizaciones dependían de sus departamentos de sistemas de información para proporcionarles reportes estándar y personalizados. Esto ocurrió en los días de los mainframes y miniordenadores, cuando la mayoría de los usuarios no tenía acceso directo a los sistemas personales. Sin embargo, esto comenzó a cambiar en los años 90’s cuando los sistemas basados en servidores se convirtieron en la moda.

Aún así estos sistemas eran usados principalmente para transacciones de negocios y sus capacidades de realizar reports se limitaba a un número predefinido de ellos. Los sistemas de información se sobrecargaban y los usuarios tenían que esperar días o semanas para obtener sus “listados” en caso que requirieran consultas distintas a las estándares disponibles.

Con el paso del tiempo, fueron desarrollados los sistemas de información ejecutiva (EIS), que fueron adaptados para dar respuesta a las necesidades de ejecutivos y administradores. Con la entrada de los PC’s, y la expansión de las redes, las herramientas de BI proporcionaron a los usuarios la tecnología para crear sus propias consultas y reports personalizados.

Definición de Business intelligence

Las aplicaciones de Business Intelligence (BI) son herramientas de soporte de decisiones que permiten en tiempo real, acceso interactivo, análisis y manipulación de información crítica para la empresa. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios un mayor entendimiento que les permite identificar las oportunidades y los problemas de los negocios.

Importancia de BI en las organizaciones

El exceso de información no es poder, pero el conocimiento si lo es. Con demasiada frecuencia, la transformación y el análisis de toda la información y los datos que las propias compañías generan se convierte en un verdadero problema y, por lo tanto, la toma de decisiones se vuelve desesperadamente lenta.

Las tecnologías de BI intentan ayudar a las personas a entender los datos más rápidamente a fin de que puedan tomar mejores y más rápidas decisiones y, finalmente, mejorar sus movimientos hacia la consecución de objetivos de negocios. Los impulsores claves detrás de los objetivos de BI son incrementar la eficiencia, la organización y la efectividad.

Tipos de productos de BI

Las herramientas de software de BI son usadas para acceder a los datos de los negocios y proporcionar reports, análisis, visualizaciones y alertas a los usuarios. La gran mayoría de las herramientas de BI son usadas por usuarios finales para acceder, analizar y reportar contra los datos que más frecuentemente residen en data warehouse, data marts y almacenes de datos operacionales.

Actualmente el mercado de herramientas de BI se encuentra constituido de dos subsegmentos: suites de BI empresarial (EBIS, por sus siglas en inglés) y plataformas de BI.

Los EBIS son usualmente utilizados cuando hay muchos usuarios de diversos niveles de habilidad técnica, cada uno con requerimientos de reportes y vistas que son menos analíticos (por ejemplo, reportes administrativos o análisis de variantes simples)

Los patrones de aplicación dan como resultado productos de software centrados en cinco estilos de BI:

Report empresarial. Los reports escritos son usados para generar reports estáticos altamente formateados destinados para ampliar su distribución con mucha gente.

Cubos de análisis. Los cubos basados en herramientas de BI son usados para proveer capacidades analíticas a los administradores de negocios.

Vistas Ad Hoc Query y análisis. Herramientas OLAP relacionales son usadas para permitir a los expertos visualizar la base de datos y ver cualquier respuesta y convertirla en información transaccional de bajo nivel.

Data mining y análisis estadísticos. Son herramientas usadas para desempeñar modelado predictivo o para descubrir la relación causa efecto entre dos métricas.

Entrega de reportes y alertas. Los motores de distribución de reportes son usados para enviar reportes completos o avisos a un gran número de usuarios.

Hasta este punto, bastantes empresas han tenido que adquirir diferentes conjuntos de herramientas de BI a distintas empresas de software especializado, cada herramienta dirigida a una nueva aplicación de BI y cada una de ellas dando al usuario funcionalidad en solo uno de los estilos de BI.

Los cinco factores críticos de éxito de negocios que se deben de considerar al elegir un EBIS son:

a) Minimizar los costos totales de propiedad.
b) Apuntar hacia oportunidades de ROI altos.
c) Consolidar la arquitectura de datos existente.
d) Conocer los requerimientos de los usuarios finales.
e) Asegurar al máximo la escalabilidad y capacidad de realización.

Beneficios

a) Mejores decisiones con una asombrosa velocidad y confianza.
b) Dinamización de operaciones
c) Reducción de los ciclos de vida de productos.
d) Maximización del valor de las líneas de producto y anticipación de nuevas oportunidades.
e) Mejor enfoque de marketing mejorando las relaciones con los clientes y proveedores.

Desafíos críticos, los proyectos BI pueden fallar debido a:

1. Las empresas fallan en reconocer que los proyectos de BI son iniciativas de negocios interorganizacionales, y en entender dichas iniciativas difieren de las típicas soluciones independientes.
2. Existe la falta de compromisos por parte de los sponsors (quienes tienen autoridad en la empresa).
3. Se tiene poca disponibilidad de los representantes de negocios.
4. Hay ausencia de un personal disponible y habilidoso.
5. Existe un mal concepto del software de BI.
6. No trabajan bajo una estructura detallada.
7. No existe un análisis del negocio o estandarización.
8. No existe una apreciación del impacto que causan los datos de mala calidad en la rentabilidad del negocio.
9. No se entiende la necesidad del uso de un meta datos.
10. Demasiada confianza en métodos y herramientas no alineadas.

Riesgos

Basta con decir que el uso apropiado de las herramientas de BI puede marcar la diferencia entre la vida y la muerte de muchas empresas, entre el estancamiento y el crecimiento, entre los resultados opacos y el desempeño financiero sobresaliente, entre el servicio impersonal y de mala calidad y el excelente servicio al cliente personalizado, y entre la relación óptima con los proveedores y la pérdida de los beneficios de trabajar con ellos y con otros socios de negocios. Por todo ello BI es importante. (Tiedrich, 2003)
 
Como riesgo, el riesgo que se corre no es tanto el evaluar las necesidades reales de BI en la empresa y entonces seleccionar el proveedor más apropiado, así como su implementación.

El mayor riesgo tecnológico es que la tecnología está cambiando rápidamente. Naturalmente, las nuevas tecnologías tienen algo de riesgo hasta que son probadas completamente.

La habilidad de las empresas suministradoras de software de BI, en presentar los productos con formatos muy llamativos, colores, semáforos, barras 3D, etc… visualizando metadatos ya previamente preparados para este fin. Cada empresa, datos y su valor relativo cuantitativo y cualitativo hacen que cada implantación sea única.

Algunos de los grandes riesgos relacionados con el uso de las herramientas de BI están basados en los datos, que no son transformados apropiadamente. Debido a que en el ámbito de los negocios las empresas muy frecuentemente escogen sus propias herramientas de BI, una empresa puede terminar con múltiples herramientas, así como múltiples data marts con datos que no están claramente definidos o con meta datos que no son compatibles.

Conclusiones

Las organizaciones deben usar BI para consolicar las inversiones realizadas en años previos en aplicaciones empresariales y que han derivado en el uso de enormes cantidades de datos; así de esta manera BI valida, mide y maneja nuevas oportunidades e inversiones en nuevos negocios.

Business Intelligence posiciona a una compañía para generar el mayor valor de las líneas de negocios existentes y anticipar nuevas oportunidades. Asimismo, los sistemas de Business intelligence le pueden ayudar a la compañía a reducir los ciclos de desarrollo de productos, agilizar operaciones, afinar campañas de marketing y mejorar relaciones con clientes y proveedores, todo lo cual significa menores costos y mayores márgenes de utilidad.

Con Business Intelligence, la compañía puede analizar tendencias que representan oportunidades nuevas e importantes y anticipar problemas potenciales y hacer ajustes antes de que se conviertan en un problema.

Actualmente, las capacidades que ofrece BI será la diferencia entre el éxito y el fracaso.

LSI plantea a sus clientes Business Intelligent, una suite basada en la plataforma GeneXus con GXplorer y GXQuery, de actualizada solidez, escalable y multiplataforma; pero lo más importante es que proporciona un planteamiento serio, viable y eficiente, aprovechando y potenciando su actual arquitectura tecnológica.